С изключение на нищо от това не трябва да е така. Всъщност, с правилната подготовка и ръководство, вземането на минути всъщност е сравнително прост процес и ние създадохме бързо и удобно ръководство, в което подробно се описват по-фините точки, за да го докажем.
И така, следващия път, когато шефът ви назначи задълженията на писаря, поемете дълбоко въздух и не изпадайте в паника; това е как да се вземат минути за срещи ефикасно и ефективно.
1. Не влизайте сляпо
Както при всички неща, писането на минути е много по-лесно, ако сте се подготвили предварително старателно. Познаването предварително кой ще присъства на срещата, какъв ще бъде дневният ред и нивото на детайлност, което е необходимо, ще ви помогне да направите работата си много по-ясна.
Веднага след като ви бъде предадено задължението, трябва да прекарате пет минути с шефа си, за да получите цялата тази информация, преди да я документирате. Най-бързият и ефективен начин да направите това е чрез използване на шаблон за протокол за срещи, удобен инструмент, който ви гарантира, че не губите време за изграждане на формат от нулата. По този начин, когато става дума за водене на бележки, всичко вече ще е подредено и е готово да работи.
Ако фирмата ви е особено добра, дори можете да качите шаблона в облака, което позволява на участниците да добавят собственото си име в списъка и да предлагат свои теми от дневния ред. Въпреки това вашата организация обича да играе на неща, шаблонът е гъвкав и прост начин за работа на всеки.
2. Знайте какви нужди трябва да бъдат документирани
В много случаи - особено на корпоративни срещи на високо ниво, където гласувания или предложения могат да бъдат в дневния ред - протоколите, които вземате, представляват официален, законово допустим документ. Например, ако съвет на директорите вземе решение, тогава - с цел прозрачност - важно е тези, които не присъстват (но с голям интерес към компанията), да знаят защо е взето такова решение.
И обратно, ако става въпрос за обикновена среща на екип, която по принцип е неформална, тогава може да не е необходимо да сте толкова строги с подробности. Така или иначе, типичната чернова ще включва:
- датата и часа на срещата
- пълен списък с участници (както и поканени участници, които не можаха да го направят, обикновено обозначаван с термина „съжалява“)
- всички изменения или корекции на протоколи от предишното заседание (ако е приложимо)
- списък на предварително зададените теми от дневния ред (ако са дадени) и действителните стъпки, които трябва да бъдат предприети по тези теми, включително кой ще отговаря за тях
- всички резултати от гласуването (включително талии) или предложения, приети или отхвърлени (отново, ако е приложимо)
- всеки нов бизнес или въпроси, повдигнати по време на срещата, които не бяха в договорения дневен ред
- всички подробности за следващата среща (като дата и местоположение).
Както споменахме в предишния пост, няколко от тези точки на куршума могат да бъдат изпълнени преди началото на срещата, така че опитайте се да направите колкото се може повече от краката, колкото можете по-рано.
3. Вземете протоколи от срещата
Всъщност самото вземане на минути обикновено е това, което плаши повечето хора; трябва да работите бързо, ефикасно и с минимални смущения в самата среща, което е административно умение, което може да изисква известно време за овладяване.
Важно е да запомните обаче, че бележките, които си правите по време на срещата, са само проект; ще получите шанс да ги подредите и да ги накарате да изглеждат професионално по-късно. Ето защо, ако трябва да използвате някаква криптична стенограма, за да свалите всичко - или ако се чувствате по-удобно да правите бележки на лаптоп или таблет - тогава така да бъде (просто не забравяйте да го преведете след това!)
По-долу са някои други ключови точки, които трябва да запомните.
- Не се опитвайте да запишете разговора дума за дума; това не само е практически невъзможно, но е и ненужно (докато протоколите са правен документ, самите заседания не са съдебно производство). Вместо това, просто се опитайте да обобщите решенията и точките за действие.
- Въпреки че не искате да се прекъсвате на всеки пет минути, знайте, че е напълно добре да поискате разяснения по определени въпроси (още повече, ако това е неформална среща).
- Ако наистина се борите, донесете диктофон или мобилен телефон, за да запишете срещата (не толкова за целите на създаването на буквален препис, а за целите на изясняване по-късно). Ако все пак ще направите това, трябва в началото да уведомите всички в залата, че производството се записва.
4. Напишете всичко горе
Както бе споменато по-горе, бележките, които правите по време на срещата, са само за вас; след това ще трябва да им дадете лак, така че да са готови за разпространение.
Добре е да направите това веднага след срещата, когато всичко е все още свежо в ума ви. Не забравяйте, че докато общата идея е да пишете в професионален, корпоративен стил, най-важното е формулировката ви да е ясна и да не оставя място за съмнение какво е решено и какъв е последващият ход на действие.
Вижте тези удобни съвети.
- Където е възможно, не предполагайте само, че „бордът реши да предприеме действие X“. Опитайте се да включите и кратък параграф, обясняващ кратко защо бордът е решил да предприеме това действие. Ако продължителен дебат предшестваше определено действие или предложение, опитайте се да включите основните аргументи, дадени от двете страни.
- Уверете се, че записвате само фактите, а не вашето мнение или субективно отношение към тях. Пишете ясно и ясно, без препратка към вашите лични наблюдения.
- Не се обръщайте към хората по име, освен когато обсъждате резултата от движения или секунди.
- Уверете се, че сте в същото време през цялото време (обичайно е минути да бъдат представени в миналото време, но също така е приемливо те да бъдат написани в настоящето). Не се опитвайте да се объркате тук; просто оставете нещата прости.
- Уверете се, че всички допълнителни външни документи, за които се споменава, са приложени, когато е възможно, като допълнение (и посочени по този начин, като например „договорното споразумение (виж допълнение Б)“).
- Въпреки че трябва да се разбира, уверете се, че проверявате и проверявате правописа на готовия продукт, преди да го разпространите на всички в отдела.
5. Уверете се, че всички получават копие
Тъй като определеният минувач, задълженията ви не свършват дотук; вие също трябва да гарантирате, че минутите са лесно и лесно достъпни за тези, които ги изискват, обикновено чрез вътрешната интранет система на вашата компания или имейл веригата. Не искате нещо да бъде променено и по-късно, така че уверете се, че сте поставили ограничения за редактиране или, още по-добре, да го качите като PDF.
Освен това, както вече беше споменато, понякога протоколи от предишното заседание изискват изменения в началото на следващото заседание. След като бъдат направени, протоколите след това трябва да бъдат надлежно подадени за бъдеща справка (обикновено цифрово, но някои компании може да пожелаят да запазят и организирани хартиени копия). Въпреки че може да не е ваша отговорност да поддържате и актуализирате тези файлове (мениджърът на Office вероятно ще се справи с това), уверете се, че сте наясно как да изпратите вашите своевременно и правилно.
И това е почти всичко, което има за него. Както можете да видите, отделянето на минути е много по-малко обезсърчаващо перспектива, отколкото мнозина го правят; това просто изисква известно старание и предварително планиране от ваше име.
Вероятно ще разработите своя собствена система за бързо сваляне на нещата, но междувременно със сигурност не трябва да се тревожите за нещо; просто следвайте тези съвети, а останалото ще дойде лесно.
Имате ли други съвети за минути вземане? Уведомете ни в секцията за коментари по-долу!
