В крайна сметка, елементарно, разхвърляно и недобре структурирано писмо ще ви отведе до никъде и можете да бъдете сигурни, че мениджърът по наемането дори няма да си направи труда да го чете. Те много предпочитат да наемат другия кандидат, чието писмо е по-добре форматирано, дори ако сте по-добре квалифицирани за ролята.
За да сме сигурни, че не пропускате възможността за промяна на кариерата веднъж в живота, сме събрали следните съвети, за да ви помогнем да изберете правилния шрифт, да използвате достатъчно бяло пространство и много, много повече!
Ето как да форматирате мотивационно писмо!
1. Добавете заглавие
Първо, първо, винаги се уверете, че сте включили в писмото си заглавие с вашата информация за контакт (име, домашен адрес, телефонен номер, имейл адрес, URL на уебсайта и връзки в социалните медии). Това трябва да бъде поставено в горната част на страницата.
Ако обаче изпращате писмото си в основната част на имейл, вместо това трябва да включите информацията за връзка след подписа си в края на съобщението. Не е задължително да включвате своя имейл адрес (HR мениджърът може лесно да намери това в полето "От"), но няма да навреди на никого, ако го направите.
2. Следвайте ясна структура
Трябва да организирате мотивационното си писмо в следните раздели:
- Поздравяване - напр .: „Уважаеми господин управител на наемане“
- Първи параграф - представете се и споменете за мястото, за което кандидатствате, и където сте намерили обявата за работа
- Среден параграф (и) - опишете какво представяте на масата и споменайте ключови умения, квалификации и постижения, които демонстрират вашата годност за ролята
- Заключителен параграф - завършете писмото, като благодарите на HR мениджъра за тяхното разглеждане
- Безплатно затваряне - напр .: „Най-добри пожелания“
- Подпис - ръкописен подпис (ако изпращате писмо на хартиен носител) и въвеждате име
3. Използвайте точки от куршуми
Добавянето на 3-6 точки на куршума в тялото на писмото ви е чудесен начин да подчертаете ключовите умения, квалификации и постижения в лесно смилаеми парчета информация - особено като се има предвид как според едно проучване наемащите мениджъри прекарват само шест секунди за преглед на приложение преди да го преместите или в купчината „Да“ или „Не“.
Като цяло трябва да:
- Използвайте кратки фрази или изявления
- Започнете всеки куршум с глагол за действие
- Използвайте прости куршуми (кръгове, тирета и др.) И избягвайте фънки форми като сърца, например
- Включете списъка с куршуми в средата на писмото си
- Добавете пълна спирка в края на всеки елемент (незадължително)
4. Дръжте го кратко
Колкото повече информация и, следователно, текст, който включвате, толкова по-затрупано писмото ви започва да изглежда. Писмото ви трябва да подчертава най-подходящите ви умения и квалификации за работата на не повече от една страница. Обикновено тя трябва да е по-къса от тази - около половин страница. Като каза това, уверете се, че не е твърде кратък.
5. Изберете правилния шрифт
Що се отнася до избора на шрифт за мотивационното ви писмо, най-добре е да използвате шрифт, който е прост и най-вече много лесен за четене, като Arial, Book Antiqua, Calibri, Cambria, Garamond, Helvetica, Open Sans, Times New Roman или Verdana. В края на деня обаче наистина става въпрос за личен избор, но каквото и да правите, моля - МОЛЯ - избягвайте използването на Comic Sans! Не забравяйте да се ограничите само до един шрифт в писмото и да се опитате да използвате същия, използван във вашето CV.
Що се отнася до размера на шрифта, общото правило на палеца е да се придържате между 10 и 12 точки.
6. Бъдете внимателни с цветовете
Може да решите да проявите малко креативност и да добавите малко цвят към мотивационното си писмо и в това наистина няма нищо лошо - освен ако, разбира се, планът ви не е да го превърнете в една гигантска дъга!
Най-общо казано, трябва да използвате цветове пестеливо и да избягвате ярки нюанси и нюанси. Ако се съмнявате, просто се придържайте към черно-бяла цветова схема (черен текст и бяла хартия).
7. Определете маржовете си
Най-добре е да използвате стандартни 1 ”полета от всички страни на документа. Това ще придаде на вашето писмо неподправен вид и усещане, а също така ще предостави много бяло пространство (повече за това по-късно). Ако обаче имате проблеми с монтажа на всичко на една страница, можете да използвате по-малки полета (до 0, 5 ”), но се уверете, че сте последователни. Незабавянето на абзаци е друг чудесен начин да спестите място.
8. Получете правилното разстояние
Независимо дали изпращате имейл или физическо писмо, уверете се, че сте направили правилното разстояние. Като обща насока трябва да добавите единно интервал между параграфите и всеки раздел от писмото. Например трябва да има интервал между вашия адрес и дата, интервал между поздрава и първия параграф и т.н.
9. Поддържайте единно съответствие
Всички знаем хитовата песен, която върви:
Отляво, отляво
Всичко, което притежавате, в кутия отляво
В алтернативна вселена обаче Бионсе всъщност пее:
Отляво, отляво
Всичко трябва да бъде подравнено вляво
Запомнете: всички документи обикновено са подравнени вляво, така че следването на „нормата“ прави писмото ви по-четимо.
10. Оставете изобилие от бяло пространство
Бялото пространство или отрицателното пространство е всеки раздел от документ, който не се използва и е важна характеристика, когато обмисляте дизайна на мотивационното си писмо. Освен естетическите ползи, които може да осигури, той също така увеличава четливостта, помага на HR мениджърите по-добре да разберат какво четат и гарантира, че вниманието на читателя е привлечено към правилната информация.
11. Използвайте примери
Ако имате проблеми с форматирането, проектирането и като цяло да пишете писмото си, вижте нашия списък с примери за мотивационно писмо и шаблони за малко вдъхновение. Като алтернатива можете да изберете онлайн автобиография и услуга за писане на мотивационно писмо или да изтеглите безплатен шаблон и просто да попълните заготовките сами.
12. Допълнете дизайна на вашето CV
Не забравяйте: мотивационното ви писмо е в основата на вашето CV, така че е от съществено значение да използвате подобен дизайн. Например, ако зададете шрифта на Times New Roman на 12 точки от CV-то си или сте включили логото си, уверете се, че правите същото в мотивационното си писмо. Това показва последователност и също така помага за укрепване на вашата лична марка.
13. Формат за проследяващи системи на заявителя
Системите за проследяване на кандидатите или ATS за кратко, са предназначени за екранизиране на автобиографии и мотивационни писма за конкретни ключови думи и класиране на кандидати въз основа на техните умения и опит. Но използването на причудлив шрифт, който е трудно да се чете, например, само ще обърка ATS и следователно ще ви изведе от движение преди дори да сте започнали. Запомнете: ATS са предназначени да четат прост текст, а не фантазирано форматиране.
14. Подписване на ръка
Ако изпращате на хартиен носител мотивационно писмо по пощата на охлюва, уверете се, че го подписвате на ръка (в интервала между „Искрено“ и въведеното от вас име), преди да го изпратите. Просто добавя по-личен (както и професионален) щрих.
15. Бъдете внимателни с избора на хартия
Макар че повечето хора знаят да не използват розова ароматна хартия, мисля, че трябва да отбележа, че нетрадиционният избор на хартия няма да впечатли човека, който чете отпечатаното ви мотивационно писмо. Най-добре е да се придържате към обикновена, бяла (или слонова кост или сметана) хартия A4 между 100gsm и 120gsm. Не забравяйте да използвате същия вид хартия за вашето CV!
В тази бележка, когато изпращате мотивационно писмо (заедно с вашето CV), използвайте пликове с добро качество.
16. Редактиране и корекция
Една от най-големите грешки, които търсят работа, е да забравят да коригират мотивационното си писмо, преди да го изпратят до мениджъра по наемането. Също така е добра идея да помолите семейството и приятелите да надхвърлят писмото ви, които може да успеят да уловят всички потенциално смущаващи грешки, които сте пропуснали. Сигурен съм, че всички сте чували за човека, който се хвали с владеенето на английски и спанак!
17. Запазете като PDF файл
Форматът на файла, в който сте избрали да запазите мотивационното си писмо, съвсем естествено е просто замислена - но много важна при това. Това е особено вярно, ако сте използвали мощен шрифт или елемент на дизайна в писмото си, които може да не се поддържат от компютъра на работодателя. Ето защо запазването на готовия документ като PDF е от съществено значение, тъй като това поддържа всичко на място и гарантира, че няма проблеми с форматирането.
Имайки предвид, че обаче обявата за работа може да изисква само документи от Word - така че, уверете се, че доставяте, като създадете основно писмо с универсален шрифт и прост дизайн като резервно копие.
Имате ли съвети за форматиране на мотивационно писмо, които бихте искали да споделите с нас? Присъединете се към разговора по-долу и ни уведомете!
Не забравяйте да разгледате нашето цялостно ръководство за писане на CV за някои отлични съвети относно форматирането и писането на вашето CV.
