Ако това ви звучи като вас и ви е приятно да бъдете човек, който се намира в която и да е ситуация, продължете да четете по-долу, за да разберете какво всъщност включва тази роля и как можете да създадете идеална автобиография на офис мениджър.
1. Изследвайте професията
Ако искате да продължите кариера в тази професия, важно е да разберете какви ще бъдат вашите отговорности и какъв тип работна среда ще се окажете, както и дали имате какво е необходимо
Описание на работата
Задълженията на офис мениджъра варират значително, но те са отговорни основно за организирането и контрола върху работата на офис служителите. Те гарантират, че всичко работи безпроблемно, включително чистотата на съоръженията, нивата на предлагане на офис акции и планирането на мероприятия за доставчици и годишни срещи.
Наред с много други задачи, мениджърите на офиси обикновено са отговорни за:
- Организиране и поддържане на фирмени календари, които ще включват насрочване на срещи за служители на изпълнително ниво, както и календарни събития за целия офис.
- Организиране и управление на кореспонденция във и извън офиса, включително поща и важни пакети. Това ще включва и справяне с липсващи колети или оплаквания от името на служителите в офиса.
- Координиране на организацията за транспорт и настаняване на бизнес ръководители за всякакви пътувания, свързани с работа.
- Поддържане на запасите от канцеларски материали и обзавеждане на офиса.
- Надзор и наблюдение на работата на административния екип, включително секретари и чиновници. Предлагане на насоки и делегиране на задачи, когато е необходимо.
- Управление на бюджетите за закупуване на офис, капсулиране на всичко - от стационарни, кафе и чай, до разходи за поддръжка и ИТ.
- Подпомагане на подготовката и изпълнението на заседанията на борда, включително създаване и разпределяне на дневния ред, както и вземане на минути.
- Управление на системата за подаване на хартия и онлайн, за да се гарантира, че всички документи са правилно запазени.
- Разработване на процедури и прилагане на нови системи, които всички служители следва да следват.
- Да помогнем на новите служители да се установят и да извършат част от индукцията, като им предоставят необходимото оборудване, за да си вършат работата.
- Организиране на редовни тестове за електрическо оборудване.
- Координиране и планиране на събития за цялата компания, като коледни партита, годишни балове и т.н.
- Подготовка на презентации или писма за мениджъри и ръководители в компанията.
Основни умения и качества
За да сте успешен офис мениджър, трябва да имате определени умения и качества, които трябва да имате. Те обикновено включват следното:
- Комуникационни умения: тъй като ще имате работа с огромно количество хора от колеги до висши ръководства, клиенти и доставчици, ще трябва да можете да общувате ефективно между всички тях.
- Внимание към детайлите: трябва да можете да анализирате всичко и да се уверите, че не допускате небрежни грешки. Вниманието към детайлите е ключово при работа върху важни доклади и документи.
- Лидерски умения: тъй като ще бъдете отговорни за координирането на административния екип, ще ви трябват ключови лидерски умения, които да делегирате и насочвате.
- Аналитични умения: ще отговаряте за бюджета и поддръжката, което означава, че трябва да можете да прецените къде компанията преразходи и какво можете да направите, за да намалите разходите и да спестите пари.
- Организационни умения: ще трябва да преминете от редица различни задачи и трябва да можете да поддържате всичко в ред по време на много задачи.
- ИТ умения: ще трябва да имате отлични познания и практика за използване на Microsoft Office Suite и Outlook.
- Междуличностни умения: мениджърът в офиса трябва да има възможност да общува без усилия между хора от всички сфери на живота, те трябва да имат достъпни и приятелски настроен характер.
- Умения за управление на времето: като офис мениджър няма да управлявате само вашия собствен график, но този на другите, поради което се нуждаете от чудесно управление на времето. Трябва да можете да работите по своя дневен график и да постигнете своите задачи своевременно.
- Умения за решаване на проблеми: тъй като вие ще сте отговорни за осигуряването на безпроблемна работа на офиса, ще трябва да можете да мислите на крака и да измисляте решения - бързо!
Работно време и условия
Ако търсите за 9-5 часа, тази професия на рецепцията е идеална за вас! Обикновено ще работите 35-40 часа седмично, включително едночасова почивка за обяд. Ще има случаи, от които може да се наложи да полагате извънреден труд, но това ще зависи от организацията, за която ще работите. Важно е да останете гъвкави в случай на спешна ситуация в последната минута, за да носите отговорност за работа. В крайна сметка - вие сте човекът в офиса!
Перспективи за заплата
Както при всяка друга роля на работа, заплатата ще варира от компания до компания в зависимост от предишния опит, квалификация и местоположение. Въпреки това средната заплата според PayScale, в САЩ е 46 155 долара, а във Великобритания 24 337 британски лири. Разбира се, ще има място за напредък, след като сте по-опитни в ролята на работа и ще очаквате увеличение на заплатата от година на година.
2. Вземете квалификации
За да работите на длъжност за управление на офиса, ще ви е необходима поне диплома за средно образование, включително A-нива по математика, английски език и бизнес. Обикновено се препоръчва да се получи бакалавърска степен или еквивалент в бизнес проучвания, бизнес администрация, счетоводство или управление на човешките ресурси, което ще даде ясна картина как организацията ще функционира като цяло.
Като алтернатива можете да попълните сертификати за управление; Международната асоциация за управление на съоръжения предлага CFM (сертифициран мениджър на съоръжения) за тези, които биха искали да станат мениджъри. Ако решите да станете активен член, ще трябва да полагате изпит и да завършвате образователни дейности на всеки три години.
3. Заземете първата си работа
Без няколкогодишен опит в административна роля под вашия колан е много малко вероятно да скочите право в позицията на офис мениджър. Вместо това ще трябва да имате доказан опит в управлението на времето, лидерски умения и общи служебни задължения - всички ключови компоненти на идеалното CV на мениджъра на офиса.
Стажът би бил добра отправна точка за търсещия работа, който търси работа без висше образование. Това ще ви позволи да придобиете практически трудов опит в офис среда и най-вероятно ще доведе до позиция на пълен работен ден.
Като алтернатива можете да кандидатствате за административни асистентски роли, където ще помагате на мениджъра на офиса с ежедневни задачи, които ви позволяват да се изкачите по кариерната стълбица в организацията си.
4. Развийте своята кариера
За да станете офис мениджър, най-вероятно вече сте натрупали няколко години опит в своята свързана област, преди да преминете към ниво мениджър.
След като сте в това положение обаче, все още има възможности за по-нататъшен растеж. Бихте могли да поемете повече отговорност и да управлявате по-голям екип, допълнителен офис или да работите на по-високо ниво. Например, можете да преминете от управление на екипа за съдържание към цялото маркетингово подразделение.
Ако смятате, че имате необходимото за ефективно управление на екип и да дадете реален принос за офис и процесите, тогава кариера като офис мениджър е идеална за вас. Вие не само ще видите физическите резултати от вашата упорита работа, но и ще създадете значителни взаимоотношения в процеса.
Вие сте административен помощник, който иска да стане офис мениджър? Ако е така, уведомете ни какви стъпки предприемате, за да постигнете целите си в секцията по-долу.
