Естествено, това означава, че е необходимо да имате много струни на носа си, като всеки член на вашия екип очаква от вас да разберете техните собствени притеснения и възможности - всичко това, докато жонглирате цял набор от външни фактори, като разходи и времеви ограничения. Затова е важно да сте подготвени.
За онези, които имат гледка към ролята на управление на проекти, ние съставихме списък на основните атрибути, които ще трябва да ви видят през всеки етап от процеса. Прочетете, за да видите дали имате какво е необходимо ...
1. Лидерство
Въпреки че може да изглежда ослепително очевидно, ефективен ръководител на проекти трябва да бъде силен лидер; това също означава да можеш да правиш разлика между двете.
Измислянето на графици, разбирането на нюансите на договорите и делегирането на задачи са всички задачи за управление на учебници, които могат да бъдат обучавани и разработвани, но мотивирането на членовете на екипа да продължат да спазват крайните срокове, когато вече е минало 5 часа, изисква нещо друго: лидерство.
Управлението на проекти не се състои само в разпределението и организацията на количествено измеримите ресурси; става въпрос и за изграждането на взаимоотношения с хората и разбирането как да извлечем най-доброто от тях. Разбира се, вие сте отговорни за гледането на проект до завършването му, но единственият начин да го постигнете е, като водите екипа си.
2. Общуване
Да можеш да комуникираш ефикасно е изключително важно умение за всеки служител, но не повече от мениджъра на проекти. Цялата ви операция ще оживее или ще умре от способността ви да предавате инструкции ясно на вашия екип, както и от способността ви да слушате проблемите, които може да възникнат.
Ще трябва да общувате и с всички останали, свързани с проекта, като доставчици, изпълнители, заинтересовани страни и, разбира се, клиенти. Това може да изисква адаптиране на вашия стил или подход, ако е необходимо, така че се съсредоточете върху знанието как да култивирате тези отношения.
Уверете се, че използвате и различните комуникационни инструменти, достъпни за вас; има множество софтуерни системи за управление на проекти, създадени да улеснят живота ви. От началото до края проектът е непрекъснат цикъл от инструкции, делегиране и обратна връзка, така че независимо дали става чрез облачно сътрудничество или срещи едно към едно, уверете се, че е ефективен.
3. Преговори
Преговарянето не се състои само в това да се занимавате с доставчици, за да получите по-добра цена или с клиенти / висше ръководство, за да получите удължаване за определен срок; преговорите са също така за управление на конфликти, когато и когато те възникнат, често между две страни, които са еднакво жизненоважни за успеха на проекта.
За да бъдеш щастлив всеки едновременно е необходимо много такт и дипломация, особено когато нещата започват да стават политически. Способността да се постигне компромис и да се установи средно ниво е ценно умение само по себе си и се връща към тази способност за изграждане и поддържане на отношения с хората.
Знанието как да се постигне баланс между напредването на проекта и нуждите на всички участващи е определена бележка на добрия ръководител на проекта; да знаеш как да го направиш така, че всички да се чувстват като спечелили е знак за страхотно.
4. Управление на риска
Управлението на риска е друг деликатен балансиращ акт, който ще попадне в рамките на вашата компетентност, особено когато нещо неизбежно се обърка и висшето ръководство ви постави в оръжие. Подготовката за тези евентуалности е важна част от управлението на проекти, както и идентифицирането на практически решения в случай на най-лошото.
В действителност обаче тайната на ефективното управление на риска е по същество опит. Освен ако това не е първото ви родео, има вероятност да сте го виждали всички преди и да забележите къде могат да възникнат потенциални проблеми; за съжаление, няма начин да се смекчи това, освен просто да се учим на работата.
Което илюстрира ключовия момент: управлението на риска се изразява в гъвкавост и бързо адаптиране към всяка промяна в обстоятелствата. Можете да поставите безброй предупреждения и планове, но винаги ще се подозирате за непредвидени фактори, независимо дали това е първият ви проект или дали е вашият 20-ти. Използвайте съществуващите си знания, но винаги бъдете готови да се коригирате.
5. Организация
Когато сте отговорен за широк спектър от парични, технически и базирани на човешки ресурси ресурси, е изключително важно да ги подредите - и да ги следите всички -. Следователно организационните умения са ключови.
Като надзирател, не е нужно да сте отгоре на всяка минута подробности - в края на краищата никой не иска да бъде управляван с микроуправление - но трябва да знаете, че всеки ресурс се използва ефективно по всяко време, за да се увеличи максимално продукцията. Работниците винаги ще отговарят, когато им бъдат определени определени роли с ясна крайна цел.
Организацията важи и за вас самите. Ако не можете ефективно да управлявате собствения си график, няма надежда за останалата част от екипа. Знайте къде трябва да бъдете и кога, както и разберете къде е вероятно да се нуждаете.
6. Бизнес проницателност
Управлението на проекти включва поемане на отговорност за много неща; за по-голямата част от заинтересованите страни, най-важният от тях безспорно ще бъде бюджетът.
Освен ако нямате достатъчно късмет, че ще ви бъде предоставен карт бланш от организацията, в която работите, тук ще трябва да вземате трудни решения. За разлика от хората, парите не са гъвкави - да знаеш къде да приоритизираш и разпределиш финансирането си, изисква силно усещане за бизнес ноу-хау, тъй като вероятно ще изискваш всяка една стотинка.
Ключът е да останете на върха на финансите на проекта и да прецените всяко решение спрямо фискалните последици. Може да не се радвате да влезете във вътрешния си Scrooge всеки път, когато вашият екип поиска допълнителен ресурс, но ако не го направите, проектът струва - и вярата на спонсора във вашата способност - ще се изпари.
7. Експертиза по предмета
Въпреки че по-голямата част от уменията в този списък са преносими, също е неоспорима истина, че управлението на проекти е много трудно, освен ако нямате познания и осведоменост за бизнеса и индустрията, в която се намирате, особено по-техническата работа, която вашият екип върши,
Разбира се, това не означава, че трябва да знаете всеки нюанс. Но разбирането на платформите и системите, които използват, ще ви даде много по-добра представа какво може и какво не може да се постигне, както и ще ви позволи да общувате по-ефективно не само с екипа, но и с клиенти и заинтересовани страни.
Важното е да научите . Ако се опитате да се натъкнете на проект без реална представа какви са възможностите на вашия собствен екип, тогава е малко вероятно да постигнете успех. По време на етапите на започване и планиране, ако сте представени с непознати за вас области, отделете време за проучване и разбиране, доколкото можете. Колкото повече знаете, толкова повече вашият екип и вашите клиенти ще ви оценят.
8. Търпение
Като ръководител на проекти, търпението наистина е добродетел. Вие ще бъдете в постоянната милост на Закона на Мърфи, при което, ако нещо може да се обърка, то това със сигурност ще бъде. Възможността да си поемете дълбоко въздух и да отстъпите крачка назад, за да преоцените ситуацията (докато се съпротивлявате на желанието да изхвърлите вашия лаптоп през прозореца и да се имигрирате към Фиджи) несъмнено ще ви послужи добре.
По подобна тема ще помогне и доброто чувство за хумор. Когато вашият екип работи до крайни срокове, винаги има потенциал за триене; хуморът ще облекчи напрежението и ще демонстрира, че не сте пресилени от процеса. Като лидер, от вас зависи да зададете тона и културата на работното място - само защото всички работите усилено, това не означава, че средата трябва да бъде задушаваща.
Разбира се, това са само най-добрите примери за широкия и разнообразен набор от умения, от който безспорно се нуждае успешен ръководител на проекти. Но те също формират много силна основа. Ако поставите отметка за всички тези кутии, тогава трябва сериозно да помислите да се представите за следващата задача, която идва през вратата на вашия отдел.
Какви други умения правят успешен мениджър на проекти? Уведомете ни в коментарите по-долу ...
