Въпреки че не е задължително да предаваме духа на Уилям Шекспир, когато стреляме по имейл на колеги или мениджъри, все пак е важно да приложите добър етикет в своя Gmail или Yahoo! съобщения по пощата.
Не забравяйте: че има мързеливо писане на имейл и официалната композиция по имейл. Кой от тях искате да използвате, когато сте в офиса?
Нека да го кажем по този начин: ако искате да се вземете по-сериозно и да се считате за по-професионален, тогава силно препоръчваме последното. Нека да кажем по друг начин: не се ли дразните, когато Бил от маркетинг ви изпраща съобщения, които изглеждат по-скоро като спам от 90-те години?
И така, какво точно е професионален имейл етикет през 2018 г. и след това?
Имаме колекция от съвети за писане на бизнес имейл, който не изглежда тийнейджър го е написал на Snapchat, а по-скоро от компетентен възрастен.
1. Използвайте професионален език
Сигурно във външния свят съкращавате думите си, пишете неподходящ език, който никога не бихте използвали на работното място и използвате английския език с безразсъдно изоставяне - не ни интересува колко пъти го правите, моля, спрете да пишете 'може от ', ' gr8 'и' LOL 'във всички имейли на вашата компания - това са типичните грехове по имейл.
Ето как да съставите общ имейл за професионална настройка:
- отворете имейла си с поздрав
- стигнете веднага до месото на имейла си
- разделете добре с приятелски изход, като „благодаря“, „искрено“ или „най-добри пожелания“.
Когато искате да добавите друг слой професионализъм, се придържайте само към имейли, свързани с офиса.
2. Комуникирайте десния тон
Ако има едно нещо, което е трудно при изпращане на имейл, това е доставяне на тон.
Тъй като получателят не общува физически и устно с вас, може да е трудно за индивида да разбере какво всъщност казвате. От хумористични до сериозни, имейлите могат да намалят тоновете на всичките ви имейли.
Колко пъти безобидна шега ви вкара в неприятности?
Основната трудност е преодоляването на това препятствие и опитът да се предаде правилния тон. Има няколко препоръки за постигане на това:
- придържайте се към личните местоимения, когато цифрово пенирате имейл
- съставяйте имейлите си с активния глас, а не от пасивния
- изберете думите си внимателно - грешното прилагателно или съществително може да причини щети
- знайте правилните поздрави и затваряния, но не бъдете прекалено сладки.
Често четем твърде много в съобщение във входящата ни поща. Никакви са? Съобщението беше саркастично? Подателят пасивен ли беше агресивен?
Това са разумни въпроси, които заливат съзнанието ни, като четем най-новия артикул във входящата ни поща, но е време да ги изхвърлим и просто осъзнаваме, че подателят изпраща само имейл, а не Уважаеми Джон, нито Скъпа Ейми.
3. Форматирайте своя имейл
Всъщност форматът на имейла ви може да не изглежда толкова важно, но това е само един добавен слой в стремежа ви да усъвършенствате официалните си комуникации. Когато пишете имейл, ще искате да поддържате последователна и професионална тема, шаблон, който редовно ще използвате.
Как изглежда форматът по подразбиране? Обикновено това е Times New Roman, размер 11 или 12 и по едно интервал след всеки абзац.
Ето пример:
Уважаеми г-н Vandelay,
Надявам се, че всичко е добре.
Получих вашето съобщение и искам да ви благодаря, че се свързахте с мен. Възползвах се от вашия съвет и вмъкнах две графики в доклада, за да подчертая нашите продукти от латекс. Можете да видите изображенията, които избрах в прикачения файл.
Да се надяваме, че ще впечатли нашите японски клиенти.
Искрено Ваш,
[Въведете подпис тук]
Един прост формат, който не е фантазиран, винаги е по-добър от този, който е разкошен и отгоре. За правилното форматиране на имейл не са ви необходими девствени компютърни умения.
4. Избягвайте скандалните потребителски имена
Независимо дали отваряте нов имейл акаунт в офиса или използвате личния си имейл за целите, свързани с работата, ваша работа е да направите това едно нещо: избягвайте скандалното потребителско име ( или ), Това ще изпрати грешно съобщение до вашите колеги, надзорни органи и шефа за цялостното ви поведение.
Просто казано: вместо това използвайте .
5. Корегирайте всяко съобщение
Вижте, не всички сме безпогрешни, нали знаете? Правим грешки, поради което те поставят гуми на гърба на моливите и бутона „Изтриване“ на нашите клавиатури. Случва се.
Ключът е да се поучим от грешките. Ако целта ви през целия живот е да коригирате грешки и да се поучите от тях, тогава можете да започнете с имейлите си.
Основната ви цел е да прочетете всяко съобщение, което изпращате. Няма значение дали имейлът е два абзаца или писмо до висшия изпълнителен директор на компанията. Има два начина да постигнете това: инсталирайте граматична добавка във вашия браузър - най-популярният инструмент е Grammarly - и проверете два пъти имейла си, преди да натиснете бутона „Изпращане“.
Ако никога не сте били такъв за структура на изречения или сегашното време, тогава със сигурност трябва да помислите за инсталиране на Grammarly. Никога не знаете дали ще научите неща, за които сте забравили или не сте знаели. Кой знаеше, че има огромна разлика между „Ако бях“ в сравнение с „Ако бях“?
6. Използвайте разумно своя подпис
Вашият имейл подпис е чудесен инструмент на ваше разположение, тъй като може да предаде много важна информация, без да е добавен в контекста на вашите съобщения. Правилният подпис може да повтаря вашето име, заглавие, информация в социалните медии или дори някаква остроумна фраза, приложима за вашата индустрия. Това може да ви накара да се откроите от тълпата и да позволи на получателите да ви запомнят.
И така, само как създавате подпис, който ви отличава?
- ограничете подписа си до четири реда максимум
- добавете икони в социалните медии, за да внесете подписа си в 21-ви век
- поддържайте цветовете прости и последователни; пропуснете розов и шрифт по подразбиране с черно
- поставете призив за действие в последния ред (не забравяйте да помните офис партито)
- въздържайте се от загуба на ценни недвижими имоти, като въведете своя имейл адрес
- публикувай цветно изображение на себе си до подписа си
Ето пример:
Джон Смит
Пътуващ продавач, компания ABC [свързан към уебсайт]
+ (44) (0) 1632 123456
По този начин увеличавате максимално силата на подписа на имейл.
7. Разберете, че нищо не е поверително
Ето истината за използването на Интернет през 2018 г.: нищо не е безопасно, сигурно или поверително. От инфилтрация на данни до нарушаване на сигурността до хакове по електронната поща изглежда, че всичко и всичко, което правите онлайн, вече не е поверително и анонимно. Просто попитайте мениджърите в Sony. И това е важно да запомните следващия път, когато изпратите имейл, който е пълен с оплаквания и малко прекалено личен.
С други думи, напишете имейл с идеята, че останалата част от офиса може да го види. По-добре е просто да се придържате към работата си и вековната поговорка „ако нямате нищо хубаво да кажете, тогава изобщо не го казвайте“. Освен това се въздържайте от предоставяне на твърде много информация за чувствителни корпоративни данни.
Предавайки тези предложения, бихте могли да рискувате и други да го прочетат. Това е просто ваш късмет, че един път, когато се оплакате от човешки ресурси, компанията се хакна!
Вярно е, че средата в офиса стана малко спокойна през последните години. Това е потенциално, защото повече хилядолетия са навлезли в работната сила, привеждайки своето изобилие и модерни начини за офис пейзаж. Но това поведение не трябва да бъде интегрирано в имейлите ви. Трябва да е обратното: професионален, чист и учтив - като The Wall Street Journal .
Казват, че имейлът е мъртъв. И така, какъв е смисълът да практикувате добри нрави? Е, като се има предвид как живее и умира съвременното офисно пространство от имейла, със сигурност може да се каже, че те грешат. Преди да натиснете „Изпращане“ на следващия си имейл, помислете дали отговаря на критериите за етикет. Ако не, ще трябва да натиснете „Backspace“ на клавиатурата си и да започнете всичко отначало. Обличаш се за успех, така че защо да не пишеш и за успех?
Пишете ли професионални имейли? Уведомете ни в секцията за коментари!
