7 идеи, които да направят срещите на вашия екип по-ефективни

Не е тайна, че на съвременното работно място хората мразят срещите. Няма нищо по-разочароващо от това да се състезавате да завършите една от дузината си ежедневни задачи, когато изведнъж ви извикат в нежна стая в офиса и сте подложени на два часа контрапродуктивна, душевно-смазваща баналност. Особено когато няма дори бисквити.

Но не е необходимо - и не трябва да бъде по този начин. Всъщност, когато се извършват правилно, срещите могат да бъдат изключително ефективен инструмент. Ключът е да ги направите не просто поносими, а всъщност продуктивни - и да гарантирате, че времето, което всички отделят от бюрата си, не се губи.

И така, как може да се направи това? Е, с някакво предварително планиране и нотка на здрав разум, всъщност. Ето няколко идеи за среща на екипи, за да извлечете най-доброто от вашия екип.

1. Уверете се, че срещата е действително необходима

В повечето случаи прозрачността в една организация е добро нещо. Уведомяването на служителите за по-голямата картина трябва, разбира се, да се насърчава. Но наистина ли актуализациите на фирмите изискват всички инструменти за сваляне за час или могат да бъдат разпространявани по имейл вместо това? Или ако използвате инструменти за съвместна работа, където всеки може да види индивидуалния напредък по определен проект, наистина ли е необходимо да организирате среща, за да поискате от хората актуализации на състоянието?

Това може да звучи като здрав разум, но екипите все още губят ценно време, обхващайки теми, които не е необходимо да се обсъждат. Това създава негативно отношение към сбирките и може да започне да се разглежда като дело на работниците, а не като основна дейност на работното място. Опитайте се вместо това да свиквате срещи, само когато искате да изтласкате нещо напред или когато трябва да се каже нещо важно, а не да се движите по същия уморен терен. Запомнете: да имаш срещи не е лошо - но да имаш твърде много е.

2. Започнете срещите си с взрив

Докато всички влизате в стаята и заемате местата си, шансовете никой да не е подготвен психически за срещата. Повечето хора вероятно все още ще мислят за задачата, от която току-що са ви отнети, докато останалите просто ще се надяват следващите няколко часа да не са твърде болезнени.

Ето защо е важно да привлечете вниманието на хората бързо и да фокусирате ума им. Вероятно няма да постигнете това, като стартирате направо в подробна микроанализа на последните тримесечни прогнози на маркетинга, така че вместо това опитайте кратък тест или Brainteaser. Това ще отпусне хората и ще насочи ума им далеч от тяхната работа, както и ще ги включи в цялостния процес. Като алтернатива, пуснете забавно видео или разкажете интересна история - всичко, което да освежи и стимулира вашия екип.

3. Имайте посока

„Имайте дневен ред“ е може би най-използваната инструкция в правилника за срещи на екипи - осветен от някои и осмиван от други - но той има предвид. В крайна сметка е много трудно да постигнеш целите на срещата си, ако не знаеш какви са тези цели.

Ключът е да знаете ясно какво искате да се случи и да останете на този курс; мантра, която може да звучи разумно, но пренебрегва тенденцията почти всяка среща да се отклонява безнадеждно извън пистата. За да се борите с това - или поне да го съдържате - е добра идея да номинирате някого (или себе си, или колега), който да действа като пазач и да поддържа нещата в правилната посока.

Това не означава, че трябва да изключвате или да пренебрегвате добри точки само защото те не са свързани. Ако някой повдигне въпрос, който си струва да обсъдим допълнително, но не се свързва с целите, които сте си поставили, запишете го в протокола за следващата среща.

4. Направете прекъсвания

За по-кратки събирания това може да не е приложимо, но за всичко, което се простира до час плюс, е жизненоважно да се гарантира, че всички в стаята могат да имат поне една кратка почивка. Може да е трудно да се концентрирате, когато се втурнате в тоалетната или се отчайвате за цигара и няма смисъл да се опитвате и да отскачате от идеи с хора, когато не са физически удобни.

Трудно е също така да поемате големи количества информация и да предлагате смислени приноси, когато сте били в нея в продължение на 40 минути; дори няколко минути за бързо изпъване на краката могат да активизират хората и да дадат шанс на мозъка им да разгледат нещата по различен начин.

5. Ангажирайте ВСИЧКИ на вашия екип

Една от причините, поради които срещите понякога могат да се изравнят, е, че тя е една и съща гласа, доминираща седмично. Освен, че това кара другите да се изключват, това също означава, че целият потенциал на екипа не се използва. Например, един от по-тихите ви, по-интровертни членове на екипа може да има идеалното решение на конкретен проблем, но може да не се чувства удобно да говори и да го споделя.

Тук тежестта пада върху този, който е отговорен за срещата, за да ангажира всеки един член на екипа и да ги накара да дадат своя принос - независимо дали техните предложения са добри или лоши. Независимо дали това включва обикаляне на стаята и просто питане на хората директно или нещо по-хитро, като хвърляне около плюшена играчка, важното е, че има различни идеи, които се носят наоколо и се чуват.

6. Уверете се, че всеки има шанс да се подготви

Проблемът с мозъчната атака е, че да кажеш на група хора да бъдат креативни, често е най-лесният начин да убиеш всякакви иновации. Вместо да поставяте хората на място, планирайте напред. Веднага след като резервирате заседателна зала, дайте на членовете на екипа възможно най-много известия да излязат с поне едно решение на конкретен проблем сами и тогава по време на срещата се съсредоточете върху действително избора на най-добрия.

Хората са далеч по-склонни да излязат с по-добри идеи, когато им се предостави пространство и време, и вместо да седят заедно в стая, опитвайки се да чукат заедно първия план, който идва на ум, групата може да отдели време за обсъждане и анализ какъв би бил най-добрият начин на действие.

7. Променете настройката сега и след това

Спомняте ли си, когато в слънчев ден бяхте на училище и понякога учителят щеше да изнася класа навън, вместо да принуждава всички да се задържат мизерно на закрито? Е, можете да възприемете този подход и за срещи. Всъщност релаксирането в къпещ се в слънце парк е много по-вероятно да предизвика творческа искра на всеки, отколкото да се сгушиш в малка странична стая с тауп, гледаща ревниво през прозореца.

Разбира се, това не винаги е практично - особено ако има членове на екипа, свързани отдалечено, например чрез Hangouts. Но принципът е същият. Обсъждането на стратегии за обяд в Nando's може да е малко клише, но поне гледката е различна - и WiFi е безплатен!

Срещите са чудесен начин за съвместна работа за решаване на проблеми и проблеми, както и да се гарантира, че всички са на една и съща страница и теглят в правилната посока. Но често те могат да ви отнемат от по-важните въпроси и да се чувстват като загуба на време - особено когато Роджър от Акаунти има седмични рентове за това, че халбата му се използва.

Вместо това, като следвате ръководството по-горе, можете да отричате много от това, което отблъсква хората за срещи след обяд и да се съсредоточите върху осигуряването на времето, което прекарвате заедно като екип, да е толкова продуктивно, полезно и успешно, колкото първоначално са били предназначени срещите бъда.

Имате ли други съвети, за да сте сигурни, че срещите протичат безпроблемно? Уведомете ни в коментарите по-долу ...

Оставете Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here