Истината е, че не е толкова трудно да развиеш това преносимо умение и след като го усвоиш, ще можеш да преминеш дори през най-трудните времена и да станеш по-ефективен в процеса.
Всичко, което трябва да направите, е да направите няколко промени в нормалния си график и ние изброихме стъпките, които трябва да следвате, за да постигнете целта си да станете по-добре организирани.
1. Направете план
Без подходящо планиране вероятно някои детайли ще попаднат през пукнатините. Така че, каквото и да работите, е важно да отделите време, за да разберете какви инструменти и ресурси са необходими, колко време е необходимо за изпълнение на задачата и каква е правилната стратегия, която да следвате.
Това важи и за кариерните ви цели. Например, да кажем, че искате промоция до края на годината. За да го направите, ще трябва да докажете защо го заслужавате и че имате всички необходими професионални умения - така че си поставете някои постижими цели, за да работите и да ви мотивира през цялата година.
2. Създайте списък със задачи
Направете ежедневен нов списък със задачи с всички неща, които трябва да направите за деня (дори ако това е нещо просто като подаване или пазаруване на храни). Правейки това, вие няма да забравите нищо и също така ще се почувствате по-продуктивни, когато маркирате задачите, които изпълнявате.
За да изведете нещата на следващото ниво, дайте приоритет на елементите в списъка си от висок до нисък приоритет. Можете да направите това чрез цветово кодиране или номериране на елементи, така че да знаете кои от тях да попълните първо. В тази бележка понякога е по-лесно да подготвите списъка си в края на деня за следващия ден - по този начин ще можете да стигнете веднага до бизнеса, след като се събудите.
3. Водете си бележки в срещи
Ако се окажете на друга скучна работна среща, може да си помислите, че няма нужда да си правите бележки и че просто ще запомните всичко, което е обсъдено. Но нека бъдем честни: щом излезете от стаята, веднага забравяте с какво е трябвало да започне цялата точка на срещата.
Правенето на бележки ще ви помогне в дългосрочен план, особено когато шефът ви съветва инструкции за изпълнение на конкретен проект. По този начин няма да ви се налага да ги притеснявате с въпроси (които вероятно вече са били адресирани на срещата) и вие ефективно ще можете да демонстрирате колко организирани и инициативни сте.
4. Използвайте дневник
Годишен дневник или календар наистина могат да ви помогнат да съберете мислите си и да се организирате. Използвайте го за насрочване на срещи, съставяне на седмично меню за храна и записване на всичките си задачи и разпределяне на време за всяко събитие, за да сте сигурни, че ще използвате максимално добре деня си. Въпреки това, най-вероятно денят ви няма да протече точно както е планирано (например, може да настъпи промяна в последната минута, която ще се нуждае от вашето спешно внимание), така че отделете време за спешни случаи.
5. Деклатирайте мозъка си
Не е тайна, че стресът на работното място ще ви попречи да вършите работата си. Ще свършите само излишно, губете време, притеснявайки се за нещата. Ето защо е важно да изтръгнете мозъка си и да се заемете с една задача наведнъж - и да не се опитвате да си поставяте многозадачност и да изпълнявате твърде много с един замах.
Можете също да опитате да медитирате сутрин, за да се освободите от всеки стрес и негативни мисли. Всъщност неотдавнашно проучване за влиянието на вниманието и стреса на работното място установява, че след седем седмици медитация участниците показват повишено повишаване на информираността.
6. Инвестирайте в папки за съхранение
Невероятно е какво въздействие могат да окажат няколко парчета канцеларски материали върху вашата психика и цялостната ви организация. Независимо дали е за вашата къща, класна стая или офис, инвестирането в някои контейнери за съхранение, папки и тави, за да разделят вашите вещи, ще ви накара да се почувствате по-добре веднага.
7. Маркирайте вашите документи
Какъв е смисълът да имате нови и лъскави файлове, ако не знаете какво има в тях? За да извлечете истински ползите от вашето ново организирано бюро или гардероби, използвайте етикети, за да идентифицирате какво има във всяка от кошчетата за съхранение. По този начин ще спестите време от пресяване на купчини скрап хартия или кутии дрехи, за да намерите необходимите вещи.
8. Имайте купчина „To-Do“ и „Done“
Ако се справяте с няколко различни задачи наведнъж, запазването на две отделни тави (една за задачи, които трябва да бъдат изпълнени, а друга за вече изпълнени задачи) може да се окаже невероятно полезна. Можете дори да разделите задачи в тавата „Задължително“ с прогледни листове, така че да знаете колко са оставени за действие.
9. Създайте своя собствена система за подаване
Добрата система за лично подаване е от съществено значение за всеки специалист. Например, можете да създавате файлове с подпапки и да разделяте документите си по категория: фактури, разписки, лекарски бележки, договори, проекти и т.н. В зависимост от начина ви на живот ще имате свой предпочитан метод, независимо дали е на хартиен носител или чрез използване на електронни устройства.
10. Организирайте вашия работен плот
Ако сте виновни, че имате разхвърлян десктоп, време е да сортирате. Започнете да влачите свободни документи в категоризирани папки. Можете дори да подредите системата на вашия споделен сървър. Например, ако има наръчник, който всичките ви колеги или съученици следват, но файловете се записват навсякъде, можете да ги организирате в една чиста папка, която е лесно за всеки да намери.
11. Изхвърлете ненужните вещи
Всички сме виновни, че съхраняваме елементи, които не ни трябват, независимо дали става въпрос за празна бутилка с дезодорант в задната част на тегленето или разпечатки от преди две години.
Време е да се отървете от всички онези ненужни боклуци и да имате по-чисто работно пространство или дом. Отделете си половин час в края на деня всеки петък, за да изхвърлите ненужни вещи и да се организирате, така че да сте готови да започнете отново, когато понеделникът се върне.
12. Използвайте технически инструменти
В днешната цифрова епоха има хиляди приложения, създадени да ни помогнат да останем фокусирани и организирани. Ако предпочитате да използвате технологични устройства, можете да докоснете няколко приложения, които да ви помогнат да останете на път. Някои страхотни препоръки включват Evernote за вашите списъци със задачи, Beep Me за настройка на напомняния (само за iOS), TripIt за подреждане на пътувания и Последен път за проследяване на всичките ви задачи.
13. Управлявайте времето си
Да можеш ефективно да управляваш времето си е едно от най-полезните умения, които можеш да имаш в живота. Ако си отделите определено време за изпълнение на някое от задълженията си, ще можете да отрежете всички ненужни часове извън деня си.
Така че, вместо да се оплаквате от „не разполагане с достатъчно часове в деня“, сега ще можете да използвате разумно тези часове, като гарантирате, че ще завършите, ако не всичко, повечето от това, което сте решили да направите.
14. Бъдете ранна птица
Най-вероятно е да постигнете повече от деня си, ако се събудите рано. Така че, вместо да се търкаляте от леглото в 8:30 сутринта, когато трябва да сте в офиса или класната стая в 9 часа сутринта, защо да не се събудите малко по-рано? Ще можете да получите добра закуска и може би дори да изтръгнете бърза тренировка. Това не само ще гарантира, че сте будни и пълни с енергия, но и ще ви подготви за предстоящия ден.
15. Научете се да делегирате
Да можеш да делегираш добре е придобито умение, което липсва на много специалисти. Трябва да определите какви умения имат вашите съвременници и как могат да бъдат използвани за постигане на най-добри резултати за целия екип. Запомнете: въпреки че може да искате да направите всичко сами, това няма да бъде продуктивно. Някой от вашия екип може всъщност да има по-добър опит в справянето с определени задачи, оставяйки ви да се съсредоточите върху други важни въпроси.
Кои са любимите ви съвети и трикове за организиране? Присъединете се към разговора по-долу, за да ни уведомите ...
